Informativa sulla privacy e sui cookie

1. Chi siamo

Il titolare del trattamento è Biztems SRL:

• sede legale: Via Sarajevo, 13 – 84014 Nocera Inferiore (SA);
• sede operativa: Via Giovanni Porzio, 4 – Isola A/2, Centro Direzionale – 80143 Napoli (NA);
• P.IVA IT04857960654;
• email info@biztems.it, telefono +39 081 196 42 686.

Abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), che puoi contattare all’indirizzo privacy@biztems.it per qualsiasi domanda su questa informativa e per esercitare i tuoi diritti.

2. Il nostro ruolo: titolare o responsabile

In Teknapp abbiamo due ruoli diversi, a seconda dei dati.

• Siamo titolari del trattamento per i dati di chi visita questo sito e di chi ci scrive (sezioni 3 e 4), per i dati delle aziende clienti necessari al contratto, e per gli account delle persone che accedono a Teknapp, compresi il registro degli accessi e la cronologia delle modifiche, che conserviamo per la sicurezza del servizio (sezioni 5 e 6).
• Siamo responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) per i dati che le aziende clienti inseriscono in Teknapp: i loro clienti, le sedi, le macchine, gli interventi, i rapporti con le firme, gli allegati, i dati e i documenti dei loro tecnici (sezione 7). Per questi dati il titolare è l’azienda cliente: è lei a decidere quali dati inserire e a che cosa servono, e noi li trattiamo solo per suo conto e secondo le sue istruzioni.

Se sei il cliente di un’azienda che usa Teknapp, o un suo dipendente, l’informativa che ti riguarda per quei dati è quella dell’azienda, ed è all’azienda che puoi rivolgerti per i tuoi diritti. Se scrivi a noi, inoltriamo la richiesta all’azienda e la aiutiamo a risponderti.

3. Chi visita questo sito

Dati: indirizzo IP, data e ora della richiesta, pagina richiesta e pagina di provenienza, tipo di browser e sistema operativo, esito della richiesta. Li registrano automaticamente i sistemi di Netlify, il fornitore che ospita il sito, a ogni pagina che visiti.

Perché: far funzionare il sito, garantirne la sicurezza e individuare abusi e malfunzionamenti. Non usiamo questi dati per identificarti né per profilarti.

Base giuridica: il nostro legittimo interesse a offrire un sito funzionante e sicuro (art. 6.1.f GDPR).

Per quanto tempo: il tempo necessario a questi scopi, e comunque non oltre 12 mesi, salvo che servano ad accertare reati ai danni del sito.

Cookie e strumenti di tracciamento: solo con il tuo consenso, il sito usa strumenti statistici e di marketing di terze parti. Quali sono, che cosa fanno e come scegli sono descritti nella sezione 11.

4. Chi ci chiede una demo o ci scrive

Dati: quelli che ci scrivi: nome, azienda, indirizzo email, il numero di telefono se lo indichi o se ci chiami, e il contenuto del messaggio. «Richiedi una demo» apre il tuo programma di posta con un messaggio indirizzato a info@biztems.it: il sito non ha moduli e non riceve nulla.

Perché: risponderti, organizzare la demo e, se lo chiedi, prepararti un’offerta.

Base giuridica: la tua richiesta, cioè misure precontrattuali adottate su tua iniziativa (art. 6.1.b GDPR).

Per quanto tempo: 12 mesi dall’ultimo contatto, se non nasce un rapporto contrattuale; se la tua azienda diventa cliente, valgono i periodi della sezione 5. Non usiamo questi dati per inviarti comunicazioni commerciali.

5. Aziende clienti e persone che usano Teknapp

Questa sezione riguarda le aziende che usano Teknapp e le persone che vi accedono, dal browser (app.teknapp.it o l’indirizzo dell’azienda) o dall’app per smartphone: amministratori, tecnici, referenti del contratto, e il personale di Biztems che presta assistenza.

Dati:

• dati dell’account: nome, cognome, email, ruolo (amministratore o tecnico) e azienda;
• la password, che conserviamo solo in forma cifrata non reversibile (hash);
• dati tecnici delle sessioni di accesso: indirizzo IP e tipo di browser o di dispositivo;
• il registro degli accessi e la cronologia delle modifiche, descritti nella sezione 6;
• per il referente del contratto, i dati necessari al contratto, alla fatturazione e ai pagamenti.

Perché e su quale base:

• fornire il servizio, gestire gli account e l’assistenza: esecuzione del contratto con l’azienda cliente (art. 6.1.b GDPR); per le persone che l’azienda abilita, il nostro legittimo interesse a fornire il servizio che l’azienda ha chiesto (art. 6.1.f GDPR);
• proteggere gli account e il servizio da accessi non autorizzati e abusi, e ricostruire i fatti in caso di incidente: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR);
• adempiere agli obblighi fiscali e contabili: obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR).

Email di servizio: l’invito a impostare la password e il link per reimpostarla arrivano da no-reply@teknapp.it (o dall’indirizzo dell’azienda, se ne ha uno proprio), inviati tramite Amazon Simple Email Service. Il link per reimpostare la password vale un’ora e una volta sola, e chiude tutte le sessioni aperte.

Cookie e memoria dell’app: l’app web usa solo cookie tecnici, necessari a mantenerti collegato, che non richiedono il consenso (art. 122 Codice privacy). Per continuare a funzionare quando la connessione cade, l’app web e l’app per smartphone conservano nel browser o sul telefono una copia dei dati dell’azienda che l’utente può vedere; l’app per smartphone conserva la sessione nella memoria protetta del dispositivo. Con «Esci» i dati scaricati vengono tolti dal browser o dal telefono; restano solo le modifiche non ancora inviate, che partono al successivo accesso con lo stesso account.

Per quanto tempo: i dati dell’account per la durata del rapporto e fino alla chiusura dell’account; i dati contrattuali e di fatturazione per i 10 anni successivi alla fine del rapporto, come richiede la legge (art. 2220 c.c.); il registro degli accessi e la cronologia come indicato nella sezione 6.

6. Registro degli accessi e cronologia delle modifiche

Per la sicurezza del servizio, per ricostruire i fatti quando qualcosa va storto (per esempio un dato cancellato o modificato per errore, o un uso improprio di un account) e per rispondere alle richieste delle autorità, Teknapp tiene due registri.

Il registro degli accessi

• Che cosa registra: ogni accesso con email e password, dal browser e dall’app, riuscito o rifiutato: data e ora, esito e motivo del rifiuto (per esempio una password errata o un account disattivato), l’indirizzo email inserito, l’account a cui corrisponde, l’indirizzo IP, il tipo di browser o di dispositivo, l’indirizzo del sito usato e se l’accesso è avvenuto dal browser o dall’app. La password non viene mai registrata.
• Chi lo vede: solo il personale autorizzato di Biztems. Le aziende clienti non vi hanno accesso.

La cronologia delle modifiche

• Che cosa registra: ogni creazione, modifica ed eliminazione dei dati dell’azienda in Teknapp — clienti, location, macchine, contratti, interventi con le loro macchine, firme e allegati, utenti, eventi del calendario, informative ai clienti, campi personalizzati e checklist — con chi l’ha fatta, quando, e i valori di prima e di dopo. La registra il database stesso, a ogni modifica.
• Chi la vede: gli amministratori dell’azienda, dove l’azienda ha attivato la funzione «Cronologia», e il personale autorizzato di Biztems. La registrazione avviene sempre, anche quando la consultazione non è attiva. Le modifiche fatte dal personale di Biztems appaiono all’azienda come «Biztems».

Base giuridica: il nostro legittimo interesse, e quello delle aziende clienti, alla sicurezza del servizio, a ricostruire i fatti e ad accertare, esercitare o difendere un diritto in giudizio (art. 6.1.f GDPR); quando un’autorità li richiede, l’obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR). Puoi opporti per motivi legati alla tua situazione particolare (sezione 12).

Integrità: nessuno dei due registri può essere modificato o cancellato dall’app, né da chi la usa: il database rifiuta ogni modifica e ogni cancellazione, salvo quella automatica del registro degli accessi alla scadenza.

Per quanto tempo: il registro degli accessi 12 mesi: ogni notte le registrazioni più vecchie vengono cancellate in automatico. Se prima della scadenza una parte serve per un incidente di sicurezza, una contestazione o una richiesta dell’autorità, conserviamo quella parte per il tempo necessario. La cronologia delle modifiche senza un limite di tempo prefissato.

7. I dati che trattiamo per conto delle aziende clienti

Le aziende che usano Teknapp vi inseriscono i dati del proprio lavoro. Per questi dati il titolare è l’azienda, e noi li trattiamo per suo conto, come responsabile del trattamento, secondo l’accordo sul trattamento dei dati che fa parte del contratto.

Quali dati

• I clienti dell’azienda e le loro sedi: ragione sociale o nome, indirizzi, email, telefoni, referenti, e gli altri campi che l’azienda ha scelto di usare;
• macchine, contratti e interventi: i dati tecnici, i rapporti di intervento, le checklist, i materiali, le ore e i viaggi;
• firme: la firma della persona che firma il rapporto per il cliente, con il suo nome, e quella del tecnico;
• allegati: i documenti caricati su macchine, interventi e tecnici;
• i dipendenti e i collaboratori dell’azienda: nome, cognome, contatti, data di nascita se indicata, e i documenti che l’azienda carica nella loro scheda, come attestati di formazione, patentini, idoneità sanitarie e documenti d’identità, con le loro scadenze;
• le email che l’azienda invia ai propri clienti da Teknapp (rapporti, preventivi, informative, solleciti): destinatari, data e esito dell’invio.

A che cosa servono

Solo a fornire all’azienda il servizio Teknapp: conservare e mostrare questi dati alle persone che l’azienda autorizza, produrre i rapporti in PDF, inviare per suo conto le email che l’azienda sceglie di inviare e i promemoria che ha attivato (per esempio le scadenze dei documenti dei tecnici). Non li usiamo per altri scopi e non li comunichiamo a nessuno, salvo che la legge lo richieda.

Alcuni di questi documenti, come le idoneità sanitarie, possono contenere categorie particolari di dati (art. 9 GDPR): è l’azienda, come datore di lavoro, a valutare se e quali caricarne, e su quale base.

Per quanto tempo, e alla fine del rapporto

Per la durata del contratto con l’azienda. Alla fine del rapporto li restituiamo o li cancelliamo come previsto dai termini di servizio, salvo quelli che la legge ci obbliga a conservare e i registri della sezione 6.

8. Chi tratta i dati per nostro conto

Oltre alle persone autorizzate di Biztems, i dati sono trattati da fornitori che abbiamo nominato responsabili (o, per i dati delle aziende clienti, sub-responsabili) del trattamento, vincolati da contratto alla riservatezza e alla sicurezza:

I fornitori degli strumenti statistici e di marketing di questo sito, usati solo con il tuo consenso, sono descritti nella sezione 11.

Comunichiamo dati ad altri soggetti solo quando la legge lo richiede, per esempio alle autorità pubbliche o all’autorità giudiziaria, o a consulenti tenuti alla riservatezza.

9. Trasferimenti fuori dall’Unione europea

I dati dell’app sono conservati nell’Unione europea: il database a Francoforte, i file e le email in Irlanda. Alcuni fornitori hanno però sede, o si avvalgono di società del gruppo, fuori dallo Spazio economico europeo, soprattutto negli Stati Uniti; lo stesso vale per gli strumenti di Google, Hotjar e Meta del sito. In questi casi il trasferimento avviene solo con le garanzie previste dal GDPR (artt. 44 e seguenti):

• verso le società statunitensi certificate nell’EU-US Data Privacy Framework, sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023 (Decisione di esecuzione (UE) 2023/1795), finché resta in vigore;
• negli altri casi, e come garanzia aggiuntiva, sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea (Decisione di esecuzione (UE) 2021/914).

Puoi chiedere una copia delle garanzie adottate scrivendo a privacy@biztems.it.

10. Per quanto tempo conserviamo i dati

Alla scadenza cancelliamo i dati o li rendiamo anonimi, salvo che servano ad accertare, esercitare o difendere un diritto in giudizio.

11. Cookie e altri strumenti di tracciamento

11.1 Cosa sono

I cookie sono piccoli file di testo che un sito salva nel tuo browser e rilegge alle visite successive. Altri strumenti, come pixel, script e l’archiviazione locale del browser, leggono o salvano informazioni sul tuo dispositivo in modo simile. La legge li chiama tutti «strumenti di tracciamento» e richiede il tuo consenso per usarli, salvo che siano strettamente necessari al funzionamento del sito (art. 122 Codice privacy).

11.2 Come scegli, e come cambi idea

Alla prima visita ti mostriamo una finestra in cui puoi accettare tutti gli strumenti, rifiutarli tutti o sceglierli per categoria con «Personalizza». Se chiudi la finestra con la X, è come se li avessi rifiutati. Finché non scegli, e se rifiuti, il sito usa solo il cookie tecnico che ricorda la tua scelta: non viene caricato alcuno strumento statistico o di marketing.

Ricordiamo la tua scelta per 6 mesi, poi te la chiediamo di nuovo. Te la chiediamo prima se cambiamo in modo rilevante gli strumenti che usiamo. Il cookie che la ricorda è tecnico e non richiede il tuo consenso: serve solo a rispettare la tua scelta, come ci impone la legge (art. 6.1.c GDPR e art. 122 Codice privacy).

Puoi cambiare idea in qualsiasi momento dall’icona dell’ingranaggio, in basso a sinistra in ogni pagina, o da «Preferenze cookie» in fondo alla pagina. Se revochi un consenso, la pagina si ricarica e gli strumenti che avevi accettato smettono di funzionare. I cookie che hanno già salvato puoi cancellarli dalle impostazioni del browser: Chrome, Firefox, Safari, Edge. Se blocchi tutti i cookie, il sito non potrà ricordare le tue scelte.

11.3 Gli strumenti che usiamo

Base giuridica: il tuo consenso (art. 6.1.a GDPR e art. 122 Codice privacy), che puoi revocare in qualsiasi momento. Per la raccolta e la trasmissione dei dati con il Meta Pixel siamo contitolari con Meta (art. 26 GDPR), secondo l’accordo di contitolarità di Meta; quello che Meta fa dopo, con i dati ricevuti, è sotto la sua responsabilità di titolare autonomo.

11.4 Le informative dei fornitori

• Google: informativa privacy, come Google utilizza i dati dei siti che usano i suoi servizi e il componente per disattivare Google Analytics;
• Hotjar: informativa privacy;
• Meta: informativa privacy e accordo di contitolarità;
• Netlify: informativa privacy.

12. I tuoi diritti

Hai il diritto di chiederci l’accesso ai tuoi dati, la loro rettifica o cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati che ci hai fornito (artt. 15–20 GDPR). Se un trattamento si basa sul tuo consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento, senza che questo tocchi quanto fatto prima.

Come esercitarli: scrivi al nostro DPO, privacy@biztems.it, o a info@biztems.it. Ti rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi più complessi, e in quel caso te lo comunichiamo (art. 12 GDPR). Per proteggere i tuoi dati possiamo chiederti di confermare la tua identità. Se i tuoi dati sono in Teknapp per conto di un’azienda cliente, vedi la sezione 7: ci rivolgiamo all’azienda e la aiutiamo a risponderti.

Reclamo: se ritieni che il trattamento violi la normativa, puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it) o all’autorità di controllo del Paese dell’Unione europea in cui risiedi o lavori, oppure rivolgerti all’autorità giudiziaria (artt. 77 e 79 GDPR).

13. Sicurezza

Proteggiamo i dati con misure tecniche e organizzative adeguate: connessioni cifrate (HTTPS); accesso con credenziali personali e ruoli che limitano ciò che ciascuno vede; password di almeno 12 caratteri, conservate solo in forma cifrata non reversibile; separazione dei dati di ogni azienda imposta dal database a ogni richiesta; rapporti degli interventi chiusi non più modificabili; il registro degli accessi e la cronologia delle modifiche (sezione 6); infrastruttura nell’Unione europea. Se si verifica una violazione dei dati personali, la gestiamo e la notifichiamo come prevedono gli artt. 33 e 34 GDPR, e, per i dati delle aziende clienti, la comunichiamo loro senza ingiustificato ritardo.

14. Modifiche a questa informativa

Possiamo aggiornare questa informativa quando cambiano il servizio, gli strumenti che usiamo o la normativa. La data in cima alla pagina indica l’ultima versione. Se le modifiche sono rilevanti le segnaliamo in modo evidente sul sito e le comunichiamo alle aziende clienti via email; se cambiano gli strumenti di tracciamento, ti chiediamo di nuovo il consenso.